A contabilidade analítica é uma Contabilidade de Gestão que, como tal, deve ser definida pela gestão dos organismos. É fundamental que, nos diferentes níveis, os responsáveis pela recepção e análise da informação definam com exactidão as suas necessidades de informação (período, nível de detalhe, etc).

A informação obtida depende da forma como os objectos de custo são estruturados e organizados, influenciando desta forma o conhecimento obtido e a tomada de decisões numa organização.

A estruturação da informação interfere com o trabalho quotidiano do técnico/funcionário, isto porque um maior nível de detalhe, obrigatoriamente, origina maior número de tarefas a desempenhar. Assim sendo, a produção, distribuição e manutenção da informação deve ser encarada como um bem económico e, como tal, é imprescindível colocar a questão da combinação óptima dos meios e dos recursos.

Devemos decidir aquilo que queremos ponderando sempre o seu custo/benefício (custo de oportunidade).

Por exemplo, importa realçar o volume que as despesas com pessoal assumem no orçamento das empresas pelo que se reveste de crucial importância a correcta imputação desses custos.

Quanto mais detalhado for o nível de informação pretendida mais complexa se tornará a tarefa de “alimentar” o sistema, pelo que é fundamental a existência de um sistema de recursos humanos adequado às exigências de informação.

Utilidade da Contabilidade Analítica

A Contabilidade Analítica pode ser utilizada para múltiplos fins, nomeadamente:
 

– Permitir a obtenção e justificação do custo por actividades intermédias e actividades finais.

– Apoiar a adopção de decisões sobre a entrega a unidades externas da produção de bens ou prestações de serviços, facilitando a resposta à questão se devo ou não entregar o serviço de limpeza a uma empresa externa;

– Suportar a elaboração de indicadores de eficiência, eficácia e de gestão;

– Valorizar os activos circulantes destinados à venda – sabendo a que preço devo vender o bem/serviço de modo a cobrir os custos suportados – e os activos fixos produzidos pela entidade;

– Comparar os custos das actividades com os correspondentes proveitos directos, permitindo a análise custo da investigação vs financiamento directo da investigação.